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En la gestión administrativa se asume la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de los objetivos grupales. En consecuencia, la administración se aplica tanto a organizaciones grandes como a pequeñas, así mismo a empresas lucrativas y no lucrativas.

La gestión administrativa brinda un medio para clasificar los conocimientos administrativos significativos y pertinentes. En el área de diseño de estructuras organizacionales eficaces, en donde se deben tomar en cuenta siempre la planeación, organización, dirección y control, los cuales son la base fundamental para que exista una buena y eficiente gestión administrativa.

Además es indudable que, de acuerdo al volumen de las actividades; medidas ya sea en el monto o cuantía de producción de una empresa o institución pública, la gestión administrativa de la misma crecerá o disminuirá, en una forma un tanto proporcional.

Si bien algunas partidas de gastos administrativos se mantendrán invariables; habrá otras que variarán en forma directamente proporcional a la producción, y otras de forma escalonada. Esto viene a recalcar la importancia de un Presupuesto de Gastos Administrativos, bien concebido y correctamente elaborado: Sin despilfarros, sin mezquindades y evolutivo.

El logro de estos objetivos en el mencionado presupuesto, hace imperativo que el administrador de una empresa o institución mire su gestión a la luz de los nuevos cometidos que surjan y de frente a la actualidad; ya que la función administrativa tiene por finalidad asegurar la efectividad de todas las actividades de la organización. Por otra parte, no hay que olvidarse que los gastos administrativos intervienen, y en una proporción apreciable, en la fijación del costo estándar.(Gómez Rondón, pág.11).

Cabe destacar, que el presupuesto es una formulación de resultados esperados, que se expresa en términos numéricos, para un período futuro dado. Así, los presupuestos son etapas de resultados anticipados, ya sea en términos financieros como los presupuestos de ingreso y gastos y de capital o no financieros como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, volumen de ventas físicas o unidades de producción.

(Harold Koontz y Heinz Weihrich, 1998, pág.662).

Mediante la formulación de planes en términos numéricos y su división en partes acordes con la estructura en que se encuentra dividida la organización, los presupuestos correlacionan la planeación y permiten delegar autoridad sin pérdida de control. En otras palabras, reducir los planes a números obliga a cierta clase de orden que permite a los administradores determinar claramente qué capital será gastado por quién y dónde y qué egresos, ingresos o unidades de insumos o productos físicos implican los planes.

Por otra parte, como bien se sabe los presupuestos tanto internacionales, nacionales, estadales como los municipales están fundamentados en una serie de instrumentos legales−jurídicos que permiten un control sistemático de los ingresos y gastos que se generan en un ejercicio económico determinado.

Los presupuestos son herramientas que utilizan los gobiernos como previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año (desde el 01 de Enero al 31 de Diciembre). El presupuesto es un documento que permite a los gobiernos, las organizaciones privadas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit.

En el caso de venezolano, los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones.

El presupuesto Nacional es un instrumento de planificación a corto plazo (para un año) tiene entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la política en la asignación de recursos financieros, los mismos que rigen la administración económica y financieros en forma anual de los diversos organismos del Estado, el cual utilizan los gobiernos con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se hace imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un equilibrio perfecto y a su vez una herramienta eficaz para la administración

Las clasificaciones permiten detallar los sectores tanto público como privados, los gastos y las funciones, y estas a su vez sirven a los propósitos múltiples que incurren en el presupuesto.

En el presupuesto del sector público se procura la definición concreta y precisa de todos los recursos y objetivos de todos los sectores que lo componen, ya que este constituye una herramienta del sistema de planificación, el cual debe concebirse como un enfoque anticipado de lo que se va a ejecutar en un período determinado, y los gastos requeridos para dicha realización o ejecución.

El sector público ejecuta una gran cantidad de operaciones de ingresos y gastos para desarrollar sus actividades, de modo que para estudiarlas y apreciar su significado es preciso darle forma a la multitud de datos estadísticos que reflejan su sentido y alcance. Para ordenar estas informaciones, existe un conjunto de métodos de clasificación presupuestaria única y universalmente aceptada, pues los enfoques del análisis fiscal pueden ser diversos y requerir distintas formas de distribución de los datos.

Para que se logren los objetivos establecidos en un presupuesto es necesario que todo el personal que integra la administración pública, este bien coordinado en todos los niveles. Los presupuestos públicos están relacionados con una serie de etapas que juntos forman el sistema denominado Proceso Presupuestario; mediante el cual se elabora, expresa, aprueba, coordina la ejecución, y se evalúa la casi totalidad de las acciones de una institución, sector o región.

Los análisis de la incidencia distributiva de la política fiscal se sustenta en la hipótesis de que los recursos asignados provocarán el impacto buscado por las políticas públicas sociales. Sin embargo, los hechos constatados en la región advierten que se puede gastar mucho y mal, de donde se deriva que el incremento del gasto social no se traduce automáticamente de la magnitud de equidad.

Para que exista impacto redistributivo del gasto social es necesario que exista mayor racionalidad en la asignación de recursos. Este se logra a través del conocimiento del presupuesto generado.

Todos los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable o desfavorable, no, deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido.